Tnaqqis tad-daqs tal-fajl fil-Microsoft Excel

Meta taħdem fl-Excel, xi tabelli huma daqshekk impressjonanti. Dan iwassal għall-fatt li d-daqs tad-dokument jiżdied, u xi kultant jilħaq anke tużżana megabytes jew aktar. Iż-żieda tal-piż ta 'workbook Excel mhux biss twassal għal żieda fl-ispazju li tokkupa fuq il-hard drive, iżda, aktar importanti minn hekk, għal tnaqqis fil-veloċità ta' diversi azzjonijiet u proċessi fiha. Fi kliem sempliċi, meta taħdem ma 'tali dokument, Excel jibda jnaqqas ir-ritmu. Għalhekk, il-kwistjoni tal-ottimizzazzjoni u t-tnaqqis tad-daqs ta 'kotba bħal dawn hija rilevanti. Ejja naraw kif tnaqqas id-daqs tal-fajl fl-Excel.

Proċedura tat-Tnaqqis tad-Daqs tal-Ktieb

Għandek tottimizza l-fajl overgrown f'diversi direzzjonijiet f'daqqa. Ħafna utenti ma jafux, imma ħafna drabi workbook Excel fih ħafna informazzjoni bla bżonn. Meta fajl huwa żgħir, ħadd ma jagħti ħafna attenzjoni għalih, imma jekk id-dokument sar goff, ikollok bżonn li jottimizzawh skont il-parametri kollha possibbli.

Metodu 1: tnaqqas il-firxa operattiva

Il-firxa ta 'ħidma hija l-qasam li fih Excel jiftakar l-azzjonijiet. Meta jirrakkonta dokument, il-programm jirrakkonta ċ-ċelloli kollha fl-ispazju ta 'xogħol. Iżda mhux dejjem jikkorrispondi mal-firxa li fiha l-utent jaħdem verament. Pereżempju, spazju mqiegħed aċċidentalment ferm taħt it-tabella se jespandi d-daqs tal-firxa tax-xogħol għall-element fejn jinsab dan l-ispazju. Jirriżulta li Excel kull darba jirrakkonta proċess mazz ta 'ċelloli vojta. Ejja naraw kif issolvi din il-problema billi tuża eżempju ta 'tabella speċifika.

1. L-ewwel, agħti ħarsa lejn il-piż tagħha qabel l-ottimizzazzjoni biex tqabbel dak li se jkun wara l-proċedura. Dan jista 'jsir billi tersaq lejn it-tab Fajl. Mur fit-taqsima "Dettalji". Fil-parti tal-lemin tat-tieqa li tiftaħ, il-proprjetajiet ewlenin tal-ktieb huma indikati. L-ewwel oġġett tal-proprjetajiet huwa d-daqs tad-dokument. Kif tistgħu taraw, fil-każ tagħna huwa 56.5 kilobytes.



2. L-ewwelnett, għandek issib kemm il-qasam reali tax-xogħol tal-folja huwa differenti minn dak li l-utent verament jeħtieġ. Dan huwa pjuttost sempliċi. Aħna nidħlu f'kull ċellola tat-tabella u ttajpja kombinazzjoni ewlenija Ctrl + Tmiem. Excel imur immedjatament lejn l-aħħar ċellula, li l-programm jikkunsidra l-element finali tal-ispazju ta 'xogħol. Kif tistgħu taraw, fil-każ partikolari tagħna, din hija l-linja 913383. Minħabba li t-tabella attwalment tokkupa biss l-ewwel sitt ringieli, nistgħu ngħidu l-fatt li 913377 linji huma, fil-fatt, tagħbija inutli, li mhux biss iżżid id-daqs tal-fajl, iżda, minħabba li il-kalkolu mill-ġdid kostanti tal-firxa sħiħa mill-programm meta jwettaq kwalunkwe azzjoni, inaqqas ix-xogħol fuq id-dokument.

   

   M’għandniex xi ngħidu, fir-realtà, lakuna daqshekk kbira bejn il-firxa attwali tax-xogħol u dik li tieħu Excel għaliha hija pjuttost rari, u ħadna daqstant linji għaċ-ċarezza. Għalkemm, xi kultant hemm anke każijiet meta ż-żona tax-xogħol hija l-erja kollha tal-folja.

3. Sabiex issolvi din il-problema, trid tħassar il-linji kollha, mill-ewwel vojta sa l-aħħar nett tal-folja. Biex tagħmel dan, agħżel l-ewwel ċellula, li tinsab immedjatament taħt it-tabella, u ittajpja fil-kombinazzjoni taċ-ċavetta Ctrl + Shift + Arrow Down.



4. Kif tistgħu taraw, wara li l-elementi kollha tal-ewwel kolonna ġew magħżula, jibdew miċ-ċellula speċifikata sa l-aħħar tat-tabella. Imbagħad ikklikkja fuq il-kontenut bil-buttuna tal-maws tal-lemin. Fil-menu tal-kuntest li jiftaħ, agħżel Ħassar.

   

   Bosta utenti jippruvaw iħassru billi tikklikkjaw il-buttuna. Ħassar fuq it-tastiera, imma mhux sew. Din l-azzjoni tikklerja l-kontenut taċ-ċelloli, iżda ma tħassarhomx minnhom stess. Għalhekk, fil-każ tagħna, mhux se jgħin.

5. Wara għażilna l-oġġett "Ħassar ..." fil-menu tal-kuntest, tiftaħ tieqa żgħira għat-tħassir taċ-ċelloli. Qiegħed is-swiċċ fil-pożizzjoni fih "Linja" u kklikkja fuq il-buttuna "OK".



6. Ir-ringieli kollha tal-firxa magħżula tħassru. Kun żgur li terġa 'ssalva l-ktieb billi tikklikkja fuq l-ikona tad-disketta fir-rokna ta' fuq tax-xellug tat-tieqa.



7. Issa ejja naraw kif dan għenna. Agħżel kwalunkwe ċellola fit-tabella u ittajpja shortcut Ctrl + Tmiem. Kif tistgħu taraw, Excel għażel l-aħħar ċellula tat-tabella, li jfisser li issa huwa l-aħħar element tal-ispazju tax-xogħol tal-folja.



8. Issa aqbad għat-taqsima "Dettalji" tabs Fajlbiex issir taf kemm tnaqqas il-piż tad-dokument tagħna. Kif tistgħu taraw, issa huwa 32.5 KB. Ifakkar li qabel il-proċedura ta 'ottimizzazzjoni, id-daqs tagħha kien ta' 56.5 Kb. B'hekk, tnaqqas b'aktar minn 1.7 darbiet. Iżda f'dan il-każ, il-kisba ewlenija mhix ukoll it-tnaqqis tal-piż tal-fajl, iżda li l-programm issa huwa meħlus mill-kalkolu mill-ġdid tal-firxa attwalment mhux użata, li żżid b'mod sinifikanti l-veloċità tal-ipproċessar tad-dokument.

Jekk il-ktieb għandu bosta folji li taħdem magħhom, inti trid twettaq proċedura simili ma 'kull wieħed minnhom. Dan inaqqas aktar id-daqs tad-dokument.

Metodu 2: Elimina Matul l-Ifformattjar

Fattur importanti ieħor li jagħmel id-dokument Excel aktar diffiċli huwa l-ifformattjar żejjed. Dan jista 'jinkludi l-użu ta' diversi tipi ta 'fonts, fruntieri, formati ta' numri, imma l-ewwelnett tikkonċerna l-mili ta 'ċelloli b'kuluri differenti. Allura qabel ma tifformattja l-fajl addizzjonalment, għandek bżonn taħseb darbtejn jekk hux definittivament worth it jew jekk tista 'faċilment tagħmel mingħajr din il-proċedura.

Dan hu veru speċjalment għal kotba li fihom ammont kbir ta ’informazzjoni, li fihom infushom diġà għandhom daqs konsiderevoli. Iż-żieda tal-ifformattjar ma 'ktieb tista' żżid il-piż tagħha anke diversi drabi. Għalhekk, trid tagħżel bażi tan-nofs bejn il-viżibbiltà tal-preżentazzjoni tal-informazzjoni fid-dokument u d-daqs tal-fajl, applika l-ifformattjar biss fejn tassew tkun meħtieġa.

Fattur ieħor assoċjat mal-ifformattjar tal-ippeżar huwa li xi utenti jippreferu jimlew ċelloli żejjed. Jiġifieri, huma jformataw mhux biss it-tabella nnifisha, iżda wkoll il-firxa li tinsab taħtha, xi kultant anke sa l-aħħar tal-folja, bl-istennija li meta ringieli ġodda jiġu miżjuda mat-tabella, mhux se jkun meħtieġ li jerġgħu jiġu formattjati kull darba.

Iżda mhux magħruf eżattament meta se jiġu miżjuda linji ġodda u kemm se jiżdiedu, u b'formattjar preliminari bħal dan int se tagħmel il-fajl itqal issa, u dan se jaffettwa wkoll b'mod negattiv il-veloċità tal-ħidma ma 'dan id-dokument. Għalhekk, jekk applikajt ifformattjar għal ċelloli vojta li mhumiex inklużi fit-tabella, allura għandha titneħħa.

1. L-ewwelnett, għandek bżonn tagħżel iċ-ċelloli kollha li jinsabu taħt il-firxa bid-dejta. Biex tagħmel dan, ikklikkja fuq in-numru tal-ewwel linja vojta fil-pannell tal-koordinati vertikali. Il-linja kollha hija enfasizzata. Wara dan, nużaw il-kombinazzjoni hotkey diġà familjari Ctrl + Shift + Arrow Down.



2. Wara dan, il-firxa sħiħa ta 'ringieli taħt il-parti tat-tabella mimlija dejta tkun enfasizzata. Li tkun fit-tab "Id-dar" ikklikkja fuq l-ikona "Ċara"jinsab fuq iż-żigarella fil-kaxxa tal-għodda "Editjar". Jiftaħ menu żgħir. Agħżel pożizzjoni fiha "Formati ċari".



3. Wara din l-azzjoni, l-ifformattjar se jitħassar fiċ-ċelloli kollha tal-firxa magħżula.



4. Bl-istess mod, tista 'tneħħi l-ifformattjar bla bżonn fit-tabella nnifisha. Biex tagħmel dan, agħżel ċelloli individwali jew firxa li fiha aħna nqisu l-ifformattjar bħala minimu utli, ikklikkja fuq il-buttuna "Ċara" fuq iż-żigarella u mil-lista, agħżel "Formati ċari".



5. Kif tistgħu taraw, l-ifformattjar fil-firxa magħżula tat-tabella tneħħa kompletament.



6. Wara dan, nirritornaw għal din il-firxa xi elementi ta 'ifformattjar li aħna nqisu xierqa: fruntieri, formati ta' numri, eċċ.

Il-passi ta 'hawn fuq jgħinu biex tnaqqas b'mod sinifikanti d-daqs tal-ktieb tax-xogħol ta' Excel u tħaffef ix-xogħol fih. Iżda huwa aħjar li inizjalment tuża l-ifformattjar biss fejn huwa tassew xieraq u meħtieġ milli tqatta 'l-ħin wara fl-ottimizzazzjoni tad-dokument.

Lezzjoni: Ifformattjar fit-tabelli Excel

Metodu 3: ħassar il-links

Xi dokumenti għandhom numru kbir ħafna ta 'links minn fejn jinġibdu l-valuri. Dan jista 'wkoll inaqqas serjament il-veloċità tax-xogħol fihom. Rabtiet esterni għal kotba oħra huma partikolarment influwenti f'dan l-ispettaklu, għalkemm il-links interni jaffettwaw ukoll b'mod negattiv il-prestazzjoni. Jekk is-sors minn fejn ir-rabta tieħu l-informazzjoni mhux kontinwament aġġornat, jiġifieri, jagħmel sens li l-indirizzi tal-link fiċ-ċelloli jiġu sostitwiti b'valuri ordinarji. Dan jista 'jżid il-veloċità tal-ħidma ma' dokument. Tista 'tara jekk ir-rabta jew il-valur hijiex f'ċellula speċifika fil-bar tal-formula wara li tagħżel l-element.

1. Agħżel iż-żona li fiha jinsabu l-links. Li tkun fit-tab "Id-dar"ikklikkja fuq il-buttuna Kopja li tinsab fuq iż-żigarella fil-grupp tas-settings Clipboard.

   

   Alternattivament, wara li tkun enfasizzat firxa, tista 'tuża kombinazzjoni ta' hotkey Ctrl + C

2. Wara li d-dejta tkun ikkuppjata, ma nneħħux l-għażla miż-żona, imma kklikkja fuqha bil-buttuna tal-maws tal-lemin. Il-menu tal-kuntest huwa mniedi. Fiha fil-blokka Daħħal l-Għażliet għandek bżonn tikklikkja fuq l-ikona "Valuri". Għandha l-forma ta 'ikona bin-numri murija.



3. Wara dan, il-links kollha fiż-żona magħżula għandhom jiġu sostitwiti b'valuri statistiċi.

Imma żomm f'moħħok li din l-għażla ta 'ottimizzazzjoni ta' workbook ta 'Excel mhix dejjem aċċettabbli. Jista 'jintuża biss meta d-dejta mis-sors oriġinali ma tkunx dinamika, jiġifieri, ma tinbidilx biż-żmien.

Metodu 4: tibdil fil-format

Mod ieħor biex tnaqqas b'mod sinifikanti d-daqs tal-fajl huwa li tbiddel il-format tiegħu. Dan il-metodu probabbilment jgħin iktar minn ħaddieħor biex jikkompressa l-ktieb, għalkemm l-għażliet ta 'hawn fuq għandhom jintużaw ukoll flimkien.

Fl-Excel hemm diversi formati ta 'fajls "indiġeni" - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Il-format xls kien estensjoni bażika għall-verżjonijiet tal-programm Excel 2003 u aktar kmieni. Diġà għadda żmienha, iżda madankollu, bosta utenti jibqgħu japplikawha. Barra minn hekk, hemm drabi meta jkollok tmur lura biex taħdem ma 'fajls qodma li nħolqu ħafna snin ilu meta ma kienx hemm formati moderni. Biex ma nsemmux il-fatt li ħafna programmi ta 'partijiet terzi li ma jafux kif jipproċessaw verżjonijiet aktar tard ta' dokumenti ta 'Excel jaħdmu bi kotba b'din l-estensjoni.

Ta 'min jinnota li ktieb bl-estensjoni xls huwa ħafna ikbar mill-analogu modern tiegħu tal-format xlsx, li Excel bħalissa juża bħala l-iktar wieħed prinċipali. L-ewwelnett, dan huwa dovut għall-fatt li l-fajls xlsx, fil-fatt, huma arkivji kkompressati. Għalhekk, jekk tuża l-estensjoni xls, imma trid tnaqqas il-piż tal-ktieb, tista 'tagħmel dan sempliċement billi terġa' ssalvah fil-format xlsx.

1. Biex tikkonverti dokument minn format xls għal format xlsx, mur fit-tab Fajl.



2. Fit-tieqa li tiftaħ, immedjatament tagħti attenzjoni lis-sezzjoni "Dettalji", fejn huwa indikat li d-dokument attwalment jiżen 40 Kbytes. Sussegwentement, ikklikkja fuq l-isem "Issejvja As ...".



3. It-tieqa tas-salvataġġ tinfetaħ. Jekk tixtieq, tista 'taqleb għal direttorju ġdid fiha, imma għal ħafna utenti huwa iktar konvenjenti li taħżen id-dokument il-ġdid fl-istess post bħas-sors. L-isem tal-ktieb, jekk mixtieq, jista 'jinbidel fil-qasam "Isem tal-fajl", għalkemm mhux meħtieġ. L-iktar importanti f’din il-proċedura huwa li tissettja fil-qasam Tip ta 'Fajl valur "Ktieb ta 'l-Excel (.xlsx)". Wara dan, tista 'tagħfas il-buttuna "OK" fil-qiegħ tat-tieqa.



4. Wara li jsir l-iffrankar, ejja għas-sezzjoni "Dettalji" tabs Fajlbiex tara kemm naqas il-piż. Kif tistgħu taraw, issa huwa 13.5 KB kontra 40 KB qabel il-proċedura ta 'konverżjoni. Jiġifieri, l-iffrankar biss f'format modern għamilha possibbli li l-ktieb jiġi kkompressat kważi tliet darbiet.

Barra minn hekk, fl-Excel hemm format ieħor xlsb modern jew ktieb binarju. Fih, id-dokument jinħażen f'kodifika binarja. Dawn il-fajls jiżnu saħansitra inqas minn kotba fil-format xlsx. Barra minn hekk, il-lingwa li biha huma miktuba hija l-eqreb tal-Excel. Għalhekk, jaħdem ma 'kotba bħal dawn aktar malajr milli ma' kwalunkwe estensjoni oħra. Fl-istess ħin, il-ktieb tal-format speċifikat f'termini ta 'funzjonalità u possibbiltajiet ta' użu ta 'għodod varji (ifformattjar, funzjonijiet, grafika, eċċ.) Huwa bl-ebda mod inferjuri għall-format xlsx u jaqbeż il-format xls.

Ir-raġuni ewlenija għaliex xlsb ma sarx il-format default fl-Excel hija li programmi ta 'partijiet terzi ma tantx jistgħu jaħdmu magħha. Pereżempju, jekk ikollok bżonn tesporta informazzjoni minn Excel għal 1C, dan jista 'jsir bid-dokumenti xlsx jew xls, iżda mhux ma' xlsb. Iżda, jekk ma tippjanax li tittrasferixxi d-dejta għal kwalunkwe programm ta 'parti terza, allura tista' tiffranka d-dokument b'mod sikur f'format xlsb. Dan jippermettilek tnaqqas id-daqs tad-dokument u żżid il-veloċità tax-xogħol fih.

Il-proċedura biex issalva l-fajl fl-estensjoni xlsb hija simili għal dik li għamilna għall-estensjoni xlsx. Fit-tab Fajl ikklikkja fuq l-oġġett "Issejvja As ...". Fit-tieqa tas-salvataġġ li tiftaħ, fil-qasam Tip ta 'Fajl bżonn tagħżel għażla "Excel Bbook Workbook (* .xlsb)". Imbagħad ikklikkja fuq il-buttuna Issejvja.

Aħna nħarsu lejn il-piż tad-dokument fit-taqsima "Dettalji". Kif tistgħu taraw, din naqset aktar u issa hija biss 11.6 KB.

Fil-qosor tar-riżultati ġenerali, nistgħu ngħidu li jekk taħdem b'fajl f'format xls, allura l-iktar mod effettiv biex tnaqqas id-daqs tiegħu huwa li jsalvah f'formati moderni xlsx jew xlsb. Jekk diġà qed tuża d-dejta tal-estensjoni tal-fajl, allura biex tnaqqas il-piż tagħhom, għandek tikkonfigura sewwa l-ispazju tax-xogħol, neħħi l-ifformattjar eċċessiv u links bla bżonn. Int ikollok l-akbar ritorn jekk twettaq dawn l-azzjonijiet kollha f'kumpless, u ma tillimitax lilek innifsek għal għażla waħda biss.